Teamassistenz für die Universitäts-und Landesbibliothek Bonn (100%)

Die Universitäts- und Landesbibliothek Bonn sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet und in Vollzeit eine:

Teamassistenz

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine international operierende Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 33.000 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.

Wir, die Universitäts- und Landesbibliothek (ULB), orientieren unser Handeln an der Exzellenzstrategie der Universität und treiben die Entwicklung moderner digitaler Forschungsinfrastrukturen, neuer Lehr- und Lernszenarien sowie der Sammlungsbereiche engagiert voran. Entsprechend stellen wir eine konsequente Innovationsorientierung und die Haltung der Agilität ins Zentrum unserer Strategie und unserer täglichen Arbeit. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, die Zukunft der ULB eigenverantwortlich, selbstständig, kreativ und innovativ mitzugestalten.

Als Teamassistenz in unserem Sekretariat übernehmen Sie eine essenzielle Rolle in der Koordination der ULB im unmittelbaren Umfeld der Direktion. In organisatorischen Fragestellungen sind Sie die zentrale Anlaufstelle für unsere Kolleg*innen, Besucher*innen und externe Partner*innen. Neben der regelmäßigen Korrespondenz zu unseren Dezernaten ist zudem die Unterstützung des Direktors in seinem Tagesgeschäft ein wesentlicher Teil Ihrer Aufgaben. Somit sind Sie unmittelbar am Puls der ULB und bestimmen unseren täglichen Erfolg maßgeblich mit.

Ihr Aufgabenbereich umfasst folgende Tätigkeiten

• Im Rahmen der Teamassistenz haben Sie die eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des Sekretariats inne. Dazu gehören z. B.:
  • Postbearbeitung, Dokumentenablage, Sicherung der telefonischen Rufbereitschaft und Weitervermittlung in die entsprechenden Arbeitsbereiche,
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Vorstellungsgesprächen sowie Unterstützung bei vertraglichen Themen der studentischen Hilfskräfte und die Auswertung deren Stundensaldos,
  • Entgegennahme von Krankmeldungen und deren Meldung an die Personalverwaltung der Universität Bonn, Eintragung und Auskünfte im elektronischen Zeiterfassungssystem IBIX.
• Ihnen obliegt die Assistenz der Direktion, z. B.:
  • Anrufannahme, dynamische Verwaltung und Organisation des Terminkalenders, Organisation von Dienstreisen.

Sie haben

• eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Büro- oder Verwaltungsberuf (Verwaltungsfachangestellte*r, Bürokauffrau/-mann, Fachangestellte*r für Bürokommunikation) oder Nachweis gleichwertiger fachlicher Kenntnisse und beruflicher Erfahrungen,
• den AEVO-Ausbilderschein für kaufmännische Berufe oder die Bereitschaft, sich diesen im Rahmen der Beschäftigung anzueignen
• sehr gute Kenntnisse der MS Office-Programme, vor allem Word und Excel,
• eine aufgeschlossene Persönlichkeit, die sich durch ein höchstes Maß an Loyalität und Verschwiegenheit auszeichnet,
• die Fähigkeit, Tätigkeiten zügig und sorgfältig zu erledigen sowie ein serviceoorientiertes Auftreten,
• Kommunikationsstärke, Engagement und Zuverlässigkeit sowie fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Wir bieten

• eine sehr gute, kollegiale Arbeitsatmosphäre,
• eine abwechslungsreiche Tätigkeit bei einem der größten Arbeitgeber der Region, Arbeitsplatzsicherheit und Standorttreue,
• ein internationales, inspirierendes Arbeitsumfeld,
• Homeoffice,
• Fort-und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• für Angestellte betriebliche Altersversorgung (VBL),
• zahlreiche Angebote des Hochschulsports,
• eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV durch die zentrale Lage in Bonn, sowie die Möglichkeit kostengünstige Parkangebote zu nutzen,
• Entgelt nach Entgeltgruppe 8 TV-L.

Die Universität Bonn setzt sich für Diversität und Chancengleichheit ein. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Ihr Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Sie fordert deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

• Wenn Sie sich für diese Position mit der Kennziffer 3.4/2024/64 interessieren, senden Sie bitte Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 07.04.2024 über das Online-Bewerbungsformular zu.

Fragen beantworten Ihnen gerne Frau Marianne Koch, Referentin des Direktors der ULB (Telefon: 0228 - 73 54493) oder Frau Inga Berg, Leitung Stabsstelle Verwaltung (Telefon: 0228 - 73 7535).