Über das Projekt
Auf diesen Webseiten möchten wir Sie laufend über Projektfortschritte, anstehende Veränderungen und Benutzungseinschränkungen informieren, die vor allem im Vorfeld des Umstiegs zu erwarten sind.
Alma
Jede größere Bibliothek benötigt ein zentrales Managementsystem, über das die Erwerbung, die Katalogisierung, die Verwaltung und die Benutzung von Bibliotheksbeständen und elektronischen Inhalten abgewickelt werden.
Die ULB Bonn setzt seit drei Jahrzehnten das System SISIS ein, das stabil läuft und viele Anforderungen an den Bibliotheksbetrieb erfüllt, aber nicht für neuere Entwicklungen etwa im Bereich der elektronischen Medien ausgelegt ist.
Um in allen Hochschulbibliotheken ein modernes und einheitliches Bibliotheksmanagementsystem zu etablieren, hat das Ministerium für Kultur und Wissenschaft 2016 den NRW-weiten Umstieg auf ein cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem angestoßen.
Dem 2017 gegründeten Konsortium zur Einführung gehören alle Hochschulbibliotheken in NRW an. 2019 fiel die Entscheidung für das System Alma, das bereits in verschiedenen deutschen und österreichischen Bibliotheken eingesetzt wird. Die Universität Bonn wird im Sommer 2023 zu Alma wechseln, seit Anfang 2020 laufen die Vorbereitungen für den Umstieg.
Gut zu wissen
- Ein einheitliches System für alle Hochschulbibliotheken ermöglicht gemeinsame Entwicklungen, die Bündelung von Anforderungen und Synergieeffekte.
- Der bisher unabhängige Verbundkatalog wird ebenfalls nach Alma überführt. Künftig können Bibliotheksbeschäftigte direkt aus dem Bonner System heraus auf die Titeldaten in der Verbundzone zugreifen. Die ULB setzt Alma damit für die Bestellung neuer Publikationen, die Katalogisierung und das Management der verfügbaren Bestände und Lizenzen sowie die Services für Ausleihe und Fernleihe ein.
- Die Fach- und Institutsbibliotheken katalogisieren ebenfalls in Alma. Die Fachbibliothek Mathematik setzt Alma auch für die Ausleihe ihrer Bestände ein, und erste dezentrale Pilotbibliotheken werden Alma für Neubestellungen nutzen.
- Neben dem Management von Bibliotheksbeständen legt Alma einen Schwerpunkt auf die Verwaltung elektronischer Inhalte. Der Nachweis lizenzierter Publikationen in bonnus kann künftig schneller und vollständiger erfolgen.
- Alma ist workflowbasiert und gibt den Beschäftigten mehr Transparenz bezüglich der Status einzelner Vorgänge.
- Informationen zu verfügbaren Medien sowohl in physischer als auch in elektronischer Form werden nahezu in Echtzeit an das Suchportal bonnus (Discovery System) durchgereicht und stehen den Benutzer*innen damit deutlich schneller als bisher im Recherchesystem zur Verfügung.
- Mit der Einführung von Alma wird das bisherige Datenformat MAB 2 (Maschinelles Austauschformat für Bibliotheken) durch den internationalen Standard MARC 21 (MAchine-Readable Cataloging 21) ersetzt, der einen Datenaustausch erleichtert.
Der Umstieg auf das neue Bibliotheksmanagementsystem wird nicht nur die internen Arbeiten gravierend verändern, sondern hat auch Auswirkungen auf unsere Serviceleistungen.
- Das Suchportal bonnus wird auf eine neue technische Basis umgestellt und sich in Funktionen und Erscheinungsbild verändern. Näheres dazu erfahren Sie unter Suchportal bonnus
- Gerade in der Umstiegsphase (Sommer 2023) wird es zu Einschränkungen in der Benutzung (Vormerkungen, Ausleihe, Rückgabe, Fernleihe) kommen. Eine Übersicht finden Sie auf der Seite Hinweise zur Umstellungsphase.
- Da viele Bibliotheksbeschäftigte im Projekt mitarbeiten, bleiben andere Arbeiten liegen. Anfragen können u.U. nicht mehr so zügig wie gewohnt beantwortet werden. Im Zweifelsfall bitten wir Sie um etwas Geduld.
- Der Systemwechsel auf ein Cloud-basiertes System dient als Anlass, die Nutzungsordnungen für die ULB und die Instituts- und Fachbibliotheken zu überarbeiten.
- Ihre personenbezogenen Daten werden in einer Private Cloud gespeichert. Die Datenverarbeitung erfolgt DS-GVO-konform.
Die Einführung von Alma in den 41 Hochschulbibliotheken wird zentral durch das konsortiale GO:AL-Projekt gesteuert. Hierbei arbeiten der Anbieter Ex Libris und das hbz als Verbundzentrale eng zusammen. Auf lokaler Ebene stehen verschiedene Projektteams und Expertengruppen in ständigem Austausch mit dem NRW-Projekt und setzen die Arbeitsaufträge für unsere Situation um. Zum Beispiel:
- Migration der Altdaten: Bereits seit drei Jahren laufen Arbeiten zur Datenbereinigung und zur Vorbereitung der Daten auf das neue System. Zu Beginn 2023 werden die Bonner Daten zunächst testweise nach Alma migriert. Daten für Zeitschriften und elektronische Medien werden teilweise mit Informationen aus anderen Systemen angereichert oder eingespielt.
- Einarbeitung in Alma: Um das System optimal nutzen und später auch selbst konfigurieren zu können, ist eine intensive Einarbeitung der Spezialist*innen bereits im Vorfeld erforderlich.
- Prüfung der bisherigen Verfahren und Entwicklung neuer Workflows: Der Wechsel auf das neue System führt dazu, dass alle bisherigen Workflows und Verfahren für die ULB und die Institutsbibliotheken geprüft und überarbeitet werden müssen. Die Sichtung der Geschäftsgänge hat bereits im Vorfeld zu vielen Änderungen geführt und gibt Gelegenheit, die Abläufe in Alma ganz neu zu konzipieren.
- Planung der Anbindung von Drittsystemen: Alma bietet zahlreiche Schnittstellen und damit die Möglichkeit, Informationen weitgehend ohne Systembrüche auszutauschen. Zum Start des Systems werden wir uns auf die zwingend benötigten Systeme beschränken (Literatursuche, Drucksysteme usw.), um die Komplexität des Projekts nicht weiter zu erhöhen. Wir beschäftigen uns aber bereits jetzt etwa mit der Anbindung an SAP.
- Einführung weiterer Systeme: Im Zuge des Alma-Umstiegs bietet sich die Einführung weiterer Systeme an. Hierzu gehören das eng mit Alma verzahnte Recherchesystem Primo VE, das künftig für bonnus eingesetzt werden soll, und das Warenkorbsystem ELi:SA, aus dem heraus künftig Bestellungen und Anschaffungswünsche für Bücher an Alma übergeben werden sollen.
Damit Sie diese rechtzeitig einplanen können, haben wir zwei Übersichten zusammengestellt, die wir laufend aktualisieren.
Kontakt
Alle Fragen und Anmerkungen zum neuen Bibliotheksmanagementsystem Alma können Sie gerne per E-Mail an alma@ulb.uni-bonn.de senden.
Anke Schmitz-Reinhard