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Aussonderung

Allgemeine Erläuterung

Die ULB ist die zentrale Archivbibliothek für die gesamte Universität und hat damit die Aufgabe, die dezentralen Bibliotheken in Instituten, Seminaren und Kliniken von der dort nicht mehr gebrauchten Literatur zu entlasten. Aufgabe dieser Bibliotheken ist es nämlich, die für Forschung und Lehre aktuell benötigte Literatur übersichtlich geordnet und frei zugänglich bereitzustellen [Organisations- und Verwaltungsordnung für das Bibliothekssystem der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn]. Veraltete oder nicht mehr dem Profil der wissenschaftlichen Einrichtung entsprechende Literatur ist Ballast und hindert die dezentralen Bibliotheken daran, ihrer Rolle gerecht zu werden. Alle Literatur, auf die in den dezentralen Bibliotheken nicht mehr regelmäßig zugegriffen wird, sollte je nach wissenschaftlicher Relevanz entweder an die ULB zur Archivierung abgegeben oder in Abstimmung mit der ULB ausgesondert werden.

Zugleich hat die ULB als Landesbibliothek und als Betreuerin eines von der DFG geförderten Sammelschwerpunkts regionale und überregionale Archivierungsfunktionen. Wie im Einzelnen mit entbehrlichem Bibliotheksgut zu verfahren ist, wird durch den Rektoratsbeschluss "Abgestimmte Literaturerwerbung, Archivierung und Aussonderung in den Bibliotheken der Universität" geregelt.

Handreichung für die praktische Durchführung von Aussonderungen

Ausgangssituation

In der Bibliothek einer wissenschaftlichen Einrichtung der Universität gibt es Bestände, die dort als entbehrlich eingestuft werden, oder es besteht aufgrund äußerer Zwänge die Notwendigkeit einer Bestandsreduzierung. Nach dem Rektoratsbeschluss ist eine selbstständige Aussonderung, Veräußerung oder anderweitige Verwertung dieser Bestände durch das Institut nicht zulässig; notwendig ist immer eine Koordination mit der Universitätsbibliothek.

  1. Schritt:

    Der geschäftsführende Direktor oder Bibliotheksbeauftragte nimmt mit dem zuständigen Fachreferenten in der ULB Kontakt auf. Dieser sichtet vor Ort die Bestände. Bei größeren Vorhaben wird gemeinsam ein Ablaufplan erarbeitet.

    Wenn Zeitschriftenbestände ausgesondert werden sollen, erstellt die ULB zur Vorbereitung einen Auszug aus der Zeitschriftendatenbank, der die Bestände des Instituts sowie die Parallelbestände der anderen Einrichtungen der Universität Bonn verzeichnet.

  2. Schritt:

    Der Fachreferent selektiert die für die ULB relevanten Bestände nach folgenden Gesichtspunkten:

    A. Werke, die im Interesse der Universität von der ULB zu archivieren sind:
    Solche Werke sind grundsätzlich in den Bestand der ULB zu übernehmen, sofern sie dort bisher fehlen und nach übereinstimmender Auffassung der Fachwissenschaftler und der ULB für Forschung und Lehre an der Universität Bonn weiterhin relevant sind.

    B. Werke, die unter die lokalen, regionalen und überregionalen Archivierungsaufgaben der ULB Bonn fallen (Pflichtexemplar, Regionalliteratur, Bonner Hochschulschriften, Sammelschwerpunkte):
    Solche Werke sind grundsätzlich in den Bestand der ULB zu übernehmen, sofern sie dort bisher fehlen. Unter dem Gesichtspunkt eines angemessenen Aufwandes gelten für die Überprüfungen durch den Fachreferenten folgende Regeln:

    • Die abzugebenden Bestände müssen nicht gezielt auf Pflichtexemplare durchgesehen werden.

    • Hochschulschriften der Bonner Universität sind bis Erscheinungsjahr 1945 zu überprüfen. Später veröffentlichte Titel sind in der Regel in der ULB vorhanden.

    • Bei Regionalliteratur, d.h. Werken mit inhaltlichem Bezug zum rheinischen Landesteil NRWs, trifft der Fachreferent die Entscheidung.
    • Titel aus dem Bereich des Sondersammelgebiets Romanistik werden vom Fachreferenten (Dr. Doris Grüter) bis 1945 generell überprüft; ab 1945 werden wegen des in der ULB vorhandenen umfassenden SSG-Bestandes nur die Randgebiete berücksichtigt.

    • Titel mit Erscheinungsjahr vor 1800 werden generell dem Dezernenten für das "Alte Buch" (Dr. Michael Herkenhoff) vorgelegt.

    Grundsätzlich gilt:

    • Außer den inhaltlichen Aspekten ist für die Einstellung eines Werkes auch dessen Erhaltungszustand relevant. Schlecht erhaltene Bücher oder Zeitschriftenbände, die einen erheblichen Reparatur- bzw. Restaurierungsbedarf erfordern, werden nicht übernommen.

    • Graue Literatur wird nicht generell ausgeschlossen, es wird aber hier besonders auf den Erhaltungszustand geachtet.

    • Literatur in nichtwestlichen Sprachen soll prinzipiell in den fachlich zuständigen dezentralen Bibliotheken, nicht in der ULB vorgehalten werden, ist also bei Aussonderungsaktionen der Institutsbibliotheken nicht in die ULB zu übernehmen.

    • Widmungsexemplare werden nicht gezielt herausgesucht und generell nur in Absprache mit dem zuständigen Dezernenten (Dr. Michael Herkenhoff) eingestellt.

    Die Selektion wird vom Fachreferenten vorzugsweise in der dezentralen Einrichtung vorgenommen, um unnötige Transporte zu vermeiden. In Einzelfällen kann es auch zweckmäßig sein, den gesamten Bestand zur Bearbeitung in die ULB zu überführen.

  3. Schritt:

    Werke der Gruppen A und B, die für eine Übernahme durch die ULB ausgewählt wurden, werden (nach Gruppen getrennt) an die Mitarbeiter der Buch- bzw. Zeitschriftenbearbeitung der ULB übergeben, die die Überprüfungen an den lokalen und regionalen Katalogen vornehmen. Dubletten werden grundsätzlich nicht in den Bestand übernommen, sondern durch die ULB verkauft, unentgeltlich abgegeben oder makuliert.

  4. Schritt:

    Werke, die nicht unter A und B fallen bzw. wegen der oben genannten Einschränkungen für eine Übernahme in den Bestand der ULB nicht in Frage kommen, können von den dezentralen Einrichtungen (bzw. von der ULB im Auftrag der Einrichtungen) ausgesondert werden. Dabei ist nach den Vorgaben des Rektorats folgendermaßen vorzugehen:

    • Soweit es sich um Bände handelt, für die auf dem Antiquariatsmarkt ein Erlös zu erzielen ist, sind die Werke zum vollen Preis (= auf dem Antiquariatsmarkt erzielbarer Erlös) zu veräußern. Bei der Kontaktaufnahme mit Antiquariaten können die Fachreferenten oder der Erwerbungsleiter der ULB behilflich sein.

    • Die übrigen Bände werden entweder makuliert, d.h. durch Herausreißen des Titelblattes unbrauchbar gemacht und zum Altpapier gegeben, oder unentgeltlich bzw. zu einem geringen Preis an Interessenten abgegeben.

    • Werden die Bände nicht makuliert, so ist unbedingt darauf zu achten, dass der Eigentumsvermerk mit Hilfe eines entsprechenden Stempels ("Ausgesondert") ungültig gemacht wird.

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    Katalognachweis

    Im Suchportal bonnus und in allen Katalogen (Zettelkataloge im Institut) sind die Nachweise der an die ULB abgegebenen und der ausgesonderten Titel zu löschen; bei Zeitschriften ist eine Mitteilung an die Zeitschriftenabteilung der ULB erforderlich, damit die Bestandänderung in der Zeitschriftendatenbank nachvollzogen werden kann.

    Zugangsverzeichnis

    Um den Verwaltungsaufwand gering zu halten, kann darauf verzichtet werden, jeden Titel einzeln im Zugangsverzeichnis als ausgesondert zu kennzeichnen. Notwendig ist jedoch ein Aktenvermerk, aus dem die betroffenen Bestandsgruppen und Mengen ersichtlich sind.

    Planung

    Die Mitarbeiter der ULB möchten die Aussonderungsaktionen gemeinsam mit Ihnen möglichst schnell und pragmatisch durchführen. Wegen der begrenzten Personalkapazität können größere Vorhaben nur nacheinander in Angriff genommen werden. Bitte geben Sie uns im Einzelfall etwas Zeit für eine längerfristige Planung.

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