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Büroangestellte*r im Sekretariat (100%)

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zum nächstmöglichen Termin unbefristet und in Vollzeit für die Universitäts- und Landesbibliothek Bonn

Die Universitäts- und Landesbibliothek Bonn sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet und in Vollzeit eine*n:

Büroangestellte*n im Sekretariat

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine international operierende Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 38.000 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.

Wir, die Universitäts- und Landesbibliothek (ULB), orientieren unser Handeln an der Exzellenzstrategie der Universität und treiben die Entwicklung moderner digitaler Forschungsinfrastrukturen, neuer Lehr- und Lernszenarien sowie der Sammlungsbereiche engagiert voran. Entsprechend stellen wir eine konsequente Innovationsorientierung und die Haltung der Agilität ins Zentrum unserer Strategie und unserer täglichen Arbeit. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, die Zukunft der ULB eigenverantwortlich, selbstständig, kreativ und innovativ mitzugestalten.

Die Stelle ist im unmittelbaren Umfeld der ULB-Direktion angesiedelt.

Ihre Aufgaben

  • eigenverantwortliche und selbständige Organisation des Sekretariats,
  • Annahme von Telefonaten: Vermittlung auswärtiger Anrufe, Erteilung von allgemeinen Auskünften
  • Sicherung der telefonischen Rufbereitschaft und Weitergabe entsprechender Informationen an die Arbeitsbereiche, bspw. bei Krankmeldungen
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, z.B. Veranstaltungen, Vorstellungsgesprächen,
  • Entgegennahme von Krankmeldung und Meldung an die Personalverwaltung der Universität Bonn,
  • Entgegennahme und Kontrolle von Dienstreisegenehmigungen,
  • Eintragung und Auskünfte im elektronischen Zeiterfassungssystem IBIX,
  • die dynamische Verwaltung und Organisation des Terminkalenders der Direktion,
  • Dokumentenablage aus personalrelevanten Vorgängen,
  • Postbearbeitung,
  • Empfang von Besucher*innen.

Sie haben

  • eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Büro- oder Verwaltungsberuf (Verwaltungsfachangestellte*r, Bürokauffrau/-mann, Fachangestellte*r für Bürokommunikation) oder Nachweis gleichwertiger fachlicher Kenntnisse und beruflicher Erfahrungen,
  • sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Programme, vor allem Word und Excel,
  • eine Persönlichkeit, die sich durch ein höchstes Maß an Loyalität und Verschwiegenheit auszeichnet,
  • die Fähigkeit, Tätigkeiten zügig und sorgfältig zu erledigen,
  • ein sicheres, kundenorientiertes und verbindliches Auftreten,
  • Kommunikationsstärke, Engagement und Zuverlässigkeit,
  • fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Wir bieten

  • eine sehr gute kollegiale Arbeitsatmosphäre,
  • eine abwechslungsreiche Tätigkeit bei einem der größten Arbeitgeber der Region, Arbeitsplatzsicherheit und Standorttreue,
  • ein internationales, inspirierendes Arbeitsumfeld,
  • Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
  • für Angestellte betriebliche Altersversorgung (VBL),
  • zahlreiche Angebote des Hochschulsports,
  • eine sehr gute Verkehrsanbindung bzw. die Möglichkeit, ein VRS-Großkundenticket zu erwerben oder kostengünstige Parkangebote zu nutzen,
  • Entgelt nach Entgeltgruppe 6 TV-L.

Die Universität Bonn setzt sich für Diversität und Chancengleichheit ein. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Ihr Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Sie fordert deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

Wenn Sie an dieser Position interessiert sind, freuen wir uns über Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 15.01.2022 unter Angabe der Kennziffer 230/21/3.42 aus technischen Gründen ausschließlich in einer zusammengefügten PDF-Datei per E-Mail an [Email protection active, please enable JavaScript.].

Fragen beantwortet Ihnen gerne der Direktor der ULB, Herr Dr. Meyer-Doerpinghaus. (Telefon: 0228 - 73 7350 oder [Email protection active, please enable JavaScript.]).

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